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29/01/2017

Academia Opina: Eventos Literários


Olá, leitores da Academia! Como vão? As férias acabaram, hora de voltar a estudar, né? Por aqui é hora de voltar a planejar evento! E hoje trago um Academia Opina um pouquinho diferente. No ano passado, em parceria com outros blogueiros, nós da Academia realizamos vários eventos. Pelas nossas contas, foram mais de 12. Mais de um por mês. Muita coisa, né? E nesses eventos ouvi sugestões, críticas e elogios de pessoas variadas. Quem olha de fora, às vezes, não entende como é o processo (muitas vezes complicado) de organizar um evento. Então, nesse Academia Opina de hoje resolvi falar um pouco sobre isso. Vamos lá?




A ideia

                Quem costuma frequentar eventos literários, sabe que a ideia da coisa toda está atrelada a escolha de um tema. Se a ideia é falar de livros de fantasia, então pensa-se num nome, num formato e numa organização que atenda as “necessidades” da ideia. Sempre que organizamos um evento, fazemos um brainstorm de tudo que queremos e tudo o que (pensamos) que o público pode vir a querer. Parece simples, não? Nem tanto. Esbarramos sempre na maior de todas as variáveis de se fazer um evento: dinheiro.
                “Me dê um milhão de reais que farei um dos melhores eventos que essa cidade já viu”. Alguém aí tem um milhão para me dar? Pode ser quinhentos mil também. Serve até cinquenta mil. Tá bom, 10 mil. Ok… ok… 5 mil. Já perdi as contas de quantas ideias legais tive para eventos literários. Coisas que, sem modéstia, poderiam com o tempo mudar a forma como as pessoas (de Brasília e de fora) olham para os eventos daqui. Então, qual o problema? Porque já não fizemos o evento x ou y? Justamente porque ninguém me deu um milhão ainda! É preciso adaptar a ideia a nossa realidade financeira, pois saibam vocês (pasmem!) que não recebemos absolutamente NADA, financeiramente falando, pelos eventos que fazemos.
               Temos apoio de editoras? Temos! Recebemos a maioria dos brindes através delas. Temos ajuda dos escritores? Temos! Todos os autores que já participaram de algum evento nosso já doou pelo menos um exemplar de sua obra para os sorteios. E também já fizemos rateio com autores para custear o valor do local para realização de eventos. Temos patrocínio de alguma empresa ou de alguma instituição? Já tivemos em alguns poucos eventos (como no caso do patrocínio do Sindicato dos Escritores para o Semana do Livro Nacional de 2015).
                Recebemos doação de lojas ou artesãos? Sim! De vez em quando, alguém interessado em divulgar seus produtos ou trabalho nos presenteia com algum item muito bacana para sortearmos nos eventos (como o hidromel fabricado que foi a um dos nossos eventos, ou as varinhas feitas pela Amanda Gomes, ou os itens doados pela loja Café Nerd).  Mas temos gastos. Muitos gastos. E precisamos colocar na ponta da caneta o que vamos fazer para ver o quanto vamos gastar. E não, ainda não recebemos cachê para organizar e/ou mediar eventos. O que nos leva ao próximo tópico.

Plano organizacional

                Depois que a lâmpada das ideias pisca e temos um tema para abordar, começa o trabalho de fazer aquela ideia tomar forma. Já temos um nome para o evento? Data provável? Horário? Aonde faremos o evento? O local escolhido cobra pelo espaço? A agenda está disponível na data provável? Capacidade de público? Quais subtemas? Vamos convidar autores? Teremos brindes? Quanto tempo de evento? Uma ideia para o banner?
      Ufa! Vamos respirar por um momento.
      Devo ter esquecido algo ai. Mas vocês já devem ter entendido, né?
      Não é mole não.


Divulgação

                No evento do “Harry Potter - A Criança Amaldiçoada” que fizemos no Conjunto Nacional, uma leitora me abordou perguntando por que o evento não foi melhor divulgado, pois ela só havia visto por acaso em sua timeline no Facebook. Por que não saiu nos jornais locais?, ela perguntou. A resposta parece óbvia, mas merece esclarecimento.
                Como comentei acima, temos de pôr a ideia na ponta da caneta para que ele não fique maior que nós mesmos e como temos orçamento apertado (quase inexistente), fica muito difícil para recorrermos a outras mídias que não seja as redes sociais. Criamos todo um plano de divulgação com cronogramas e peças publicitárias para levar o evento ao maior número de pessoas possível. Mas não é o suficiente e sabemos disso.
                Quanto aos jornais, enviamos releases (textos informativos) sobre os eventos sempre que possível, mas aí não é mais conosco. Dependemos de uma série de fatores para que a divulgação de um evento ocorra e, na maioria das vezes, ela vem tímida, nada de muito destaque.
                Então o nosso melhor canal de divulgação é você, caro leitor. O boca a boca ainda é nossa melhor “arma” para propagar os eventos. Quando divulgamos um evento no Facebook, contamos com a colaboração de todos vocês para espalhá-lo para o maior número possível de pessoas, pois muitos de vocês devem saber que o Facebook restringe nossas publicações para apenas 10% de todo o nosso feed de contatos. Bem pouco, não acha?
                “Porque vocês não vão atrás de patrocínio?”
                Estamos buscando isso. Alguém se interessa em nos patrocinar? Só entrar em contato que podemos fechar um acordo legal para ambas as partes :)


Realização

                Já temos data, local, horário, brindes, temas, tudo esquematizado. Agora é colocar tudo que está no papel em prática. Porém, sempre rola um imprevisto ou outro. Organizar evento não é tão diferente assim de organizar a vida pessoal nesse aspecto. Você tem de estar preparado para improvisar. E isso já aconteceu várias vezes conosco. Mesmo seguindo a risca tudo que planejamos. “A caixa com os brindes da editora não chegou”, “Esquecemos o pendrive com a apresentação”, “Esquecemos o canhoto com o número dos sorteios”, “O(a) autor(a) convidado(a) está atrasado”, etc. Estamos calejados com a maioria desses problemas e sabemos prontamente contorná-los, mas é sempre bom salientar que a colaboração do público é essencial para que transtornos sejam evitados.
                Ao fim do evento agradecemos, tiramos fotos, conversamos com o pessoal presente. Em casa, já repassamos o que deu certo, o que não deu, o que poderia melhorar e logo já estamos pensando e trabalhando no próximo evento.

Conclusão

               Fazemos um trabalho de incentivo à leitura que é quase que completamente voluntário. Fazemos isso porque gostamos e porque achamos que a literatura pode transformar vidas. Mesmo que um dia, sejamos pagos por isso, continuaremos a fazê-lo porque gostamos. Vivemos, respiramos, sentimos Literatura. E queremos repassar essas sensações para o maior número possível de leitores. E precisamos muito da sua ajuda. Foi em um evento? Procura saber quem são os organizadores. Procura conhecer o trabalho deles. Quem sabe o que você não pode encontrar?! Vai em um evento? Chama os amigos que curtem e chame aqueles que não estão habituados. Você pode formar um novo leitor! Divulgue, compartilhe, comente e tente ir nos próximos.
                Cada gesto de agradecimento, de ajuda, de felicidade de vocês é combustível para continuar a trabalhar em um país que encara a leitura e seus leitores como algo a se pôr em segundo plano.
                Seguimos na luta.
                Por amor ao que fazemos.



                E como estamos falando em eventos, logo teremos o anúncio do primeiro evento que estamos planejando para 2017. Alguém ai tem um palpite de qual será o tema? Vamos conversar nos comentário! ;)



Obs: Só para lembrar: Deixamos nossa pesquisa de opinião aberta no blog. Se quiser opinar sobre os eventos, basta clicar aqui.



Comentários
4 Comentários

4 comentários:

  1. Luciano!
    Apesar de não poder participar dos eventos organizado por vocês, admiro muito a dedicação e preparo, porque sei o quanto deve ser trabalhoso além dos custos.
    Desejo que cada novo evento seja sempre de sucesso.
    Posso dar uma sugestão: por que não procura ver os blogs literários com sede no DF e redondezas e entra em contato com eles para participarem ou para ajudarem de outra forma? Por vezes eles podem ter conhecimento com pessoas, autores, editoras que vocês não tenham e podem facilitar o acesso na ampliação do conhecimento.
    Desejo uma ótima semana!
    “A parte que ignoramos é muito maior que tudo quanto sabemos.” (Platão)
    cheirinhos
    Rudy
    http://rudynalva-alegriadevivereamaroquebom.blogspot.com.br/

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  2. Consigo imaginar a loucura de criar do o um evento literário. Faço parte da equipe de apoio de um evento aqui em Minas Gerais, o Clube do Livro BH. Além de fazer parte da equipe, eu auxilio na divulgação.
    É muito complicado todo o processo, mas no final é tão gratificante ver as coisas dando certo, mesmo com os perrengues!

    Uma Mente Inquieta

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